公司秘书—法定合规

虽然在新山注册公司是相当容易（请查阅如何在马来西亚注册公司？），无论是股份有限公司、担保有限公司还是无限公司，但在维持公司的任务上就没有那么简单了。维持公司不仅限于管理公司的业务和管理，还包括确保法定遵守国家法律。

什么是公司法定合规？

公司法定合规基本上是指履行国家法律赋予公司的义务和职责。如果未能确保公司遵守这些职责和义务，公司通常会受到各种处罚，在极端情况下，还会对公司高管构成刑事犯罪。

马来西亚的法律制度遵循了不知法律不免責的原则，这基本上意味着不知道法律不是不遵守法律的借口。虽然期望任何人都了解法律是不现实的，但至少期望一个人了解或努力了解管辖他所涉及领域的法律制度。例如，银行职员应该知道有关金融法的法律。同样，一家公司的管理人员也应该了解马来西亚的法人团体的法律。

共同遵守法律

以下是每位公司高管，尤其是董事应注意的法定合规清单。

根据1965年《公司法》，公司必须：

• 备存董事、经理及秘书的登记册，连同其详情，以及董事根据第141条获委任为董事的书面同意。
• 每年召开年度股东大会。尚未设立第一次年度股东大会的公司必须在其根据第143条成立之日起18个月内设立年度股东大会。
• 依照第158条的规定，备存股东名册，连同股东的详细资料和股东的持股情况。
• 根据第167条的规定，保存足以解释公司交易和财务状况的会计记录和其他文件。
• 在年度股东大会期间任命公司审计师，任期至下一届年度股东大会。如果公司尚未举行其第一次年度股东大会，公司必须根据第172条在第一次年度股东大会之前的任何时候任命一名审计师。

上述是法律期望公司履行的法定职责的几个例子，尽管有一些先进的技术，如经验丰富的投资者广泛借用掩护公司来实行风险管理。事实上，各种对公司所规定的几十项法定义务，如税法、劳动法等，都必须履行。

因此，为了确保遵守所有法律，公司必须雇佣一名具有足够专业知识的人员，或者在新山获得合格的公司秘书服务，以处理法律合规事宜。不然，董事们不仅要把时间和精力专注于公司业务，他们也要承担确保法定合规性的艰巨任务。